Requerimientos sobre los Registros Contables

El Gobierno de Panamá promulgó la Ley 254 el 11 de noviembre de 2021, que prevé la transparencia fiscal y ajustes contra el lavado de dinero. La Ley habla sobre varios puntos principales; los propios Registros Contables, Debida Diligencia y el Sistema Único de Beneficiarios Finales. Este artículo se centra en los cambios relacionados con los cambios en los requisitos de registros contables.

Todas las empresas y entidades panameñas con negocios o activos fuera de Panamá están obligadas a llevar registros contables y documentos de respaldo, pero la legislación reciente ha reforzado estos requisitos y las personas jurídicas deben enviar al menos una copia a su Agente Residente cada año de los registros contables y documentos de respaldo a su vez, otorgar obligaciones de información a los Agentes Residentes para notificar a las autoridades panameñas sobre las entidades que cumplen y cuales no cumplen con los requisitos y prácticas establecidos.

La Ley define los Registros Contables “Aquellos documentos que indiquen de forma clara y precisa las operaciones de la persona jurídica, los activos y patrimonio, así como que sirvan para determinar la situación financiera con exactitud y permitan la elaboración de estados financieros.” Y los documentos de respaldo se definen como “Todos los contratos, facturas, recibos y/o otros documentos necesarios para respaldar las transacciones realizadas por la entidad”. Es importante mencionarlo para entender lo que tenemos que hacer.

Obligación de llevar Registros Contables

Si su entidad jurídica no realiza operaciones que se perfecciones, consuman o surtan efectos dentro de la República de Panamá, también las que se dediquen únicamente a la tenencia de bienes, ya sea dentro o fuera del territorio panameño, esta obligado a mantener y llevar documentos de respaldo.

¿Por qué tiempo debe mantener estos registros?

Usted deberá mantener sus Registros y Documentos de respaldo por un periodo mínimo de 5 años.

¿Dónde deben mantenerse estos documentos contables?

Podrán ser mantenido en cualquier lugar dentro o fuera de Panamá según estipule la entidad, pero deben enviar una copia al Agente Residente, actualizándolo antes del 30 de abril de cada año.

Deberá mantener siempre actualizada la información.

Las entidades jurídicas están obligadas en notificar al Agente Residente en caso de algún sobre los Registros Contables y Documentos de Respaldo.

¿Cuándo me solicitaran los documentos de respaldo?

Es importante mencionar que, de requerir la autoridad competente, algo adicional a los documentos ya proporcionado, están obligados a enviar los documentos adicionales dentro del tiempo establecido pro la misma autoridad, a fin de cumplir con el requerimiento.

¿Hasta que fecha tengo para cumplir con este requerimiento?

Las personas jurídicas constituidas antes de la entrada en vigor de la ley (antes del 11 de noviembre de 2021) tienen un plazo hasta el 31 de octubre de 2022 para presentar en la oficina de su agente residente sus documentos contables o copias de los documentos contables. en Panamá Además de una copia del registro contable, previa solicitud, la persona jurídica deberá proporcionar al agente residente la documentación que sustente el registro contable dentro del plazo que determine la autoridad competente para cumplir con los requisitos.

Los registros contables deberán ser proporcionados de la siguiente forma:

Una persona jurídica dedicada únicamente a la tenencia de activos tales como acciones, inmuebles, cuentas bancarias y/o cuentas de inversión, entre otros, presenta como documentos contables que reflejen el valor de los activos, los ingresos generados por estos activos y pasivos. asociados a estos bienes.

Toda persona jurídica que realice actividades comerciales fuera de la República de Panamá deberá enviarnos el libro diario y un mayor.

Recuerde que, si lo solicita la autoridad competente, la persona jurídica deberá proporcionar los documentos de respaldo e información adicional dentro del tiempo requerido por la autoridad competente.

Que hacer si su entidad jurídica actualmente se encuentra suspendida.

Si una persona jurídica ha sido suspendida del registro público antes de la entrada en vigor de la Ley 254, la persona jurídica debe ser reincorporada proporcionando a su agente residente registros contables o copias de respaldo contables.

Cambios de Agentes Residentes de las Entidades

La persona jurídica deberá proporcionar al nuevo Agente Residente los Registros contables y Documentos de Respaldos, o una copia de estos, antes de inscribir el nombramiento en el registro público. Para las personas jurídicas cuyos registros y documentos de respaldo se mantengan en un lugar que no sea la oficina del agente residente dentro o fuera de la República de Panamá, se debe revelar el nombre y los datos de contacto y el domicilio físico donde se encuentran dichos documentos.

Disolución de las Entidades

En este caso las entidades deberán aportar los Registros Contables de los últimos 5 años antes a la inscripción de la disolución. En este caso, el Registro Público de Panamá sólo inscribirá la correspondiente escritura pública de disolución siempre y cuando incluya una declaración expresa del agente residente que lleva los registros contables y los documentos de respaldo, o una copia de la cuenta y los documentos de respaldo. ley.

Es muy importante establecer que el no cumplimiento de esta Ley conlleva a sanciones para la entidad jurídica que van desde USD$ 5,000.00 hasta USD$ 1,000,000.00 considerando la gravedad de la falta, la recurrencia y el tamaño del daño.

Adicional a esta sanción pecuniaria se le ordena al Registro Público la suspensión de los derechos corporativos de la Persona Jurídica que incumpla, esto sin perjuicio de que esta cumpla con las responsabilidades establecidas en la Ley, sus reglamentos y regulaciones. La Dirección General de Ingresos (DGI) esta facultada para ordenar al Registro Público la liquidación forzosa administrativa de la persona jurídica.

De igual forma esta Ley describe sanciones para los Agentes residentes que no cumplan con la misma.

Además, los agentes residentes deberán renunciar a su condición frente a las personas jurídicas que incumplan esta obligación.

Nuestro equipo está a su disposición para ayudarle a cumplir con las obligaciones emanadas de esta ley. Contáctenos al correo cpa@panamags.com y con mucho gusto podemos ayudarle.

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