Die Regierung von Panama erließ am 11. November 2021 das Gesetz 254, das Transparenz im Steuerbereich und Maßnahmen gegen Geldwäsche vorsieht. Das Gesetz umfasst verschiedene Hauptpunkte wie eigene Buchhaltungsregister, Sorgfaltspflichten und das Einheitliche Register der Endbegünstigten. Dieser Artikel konzentriert sich auf die Änderungen in den Anforderungen an Buchhaltungsregister.
Alle panamaischen Unternehmen und Einrichtungen, die Geschäfte oder Vermögenswerte außerhalb von Panama haben, sind verpflichtet, Buchhaltungsregister und unterstützende Dokumente zu führen. Die jüngste Gesetzgebung hat diese Anforderungen jedoch verschärft und juristische Personen müssen mindestens einmal im Jahr eine Kopie ihrer Buchhaltungsregister und unterstützenden Dokumente an ihren Resident Agent senden und damit Informationspflichten an die Resident Agents übermitteln, um die panamaischen Behörden über die Einhaltung oder Nichteinhaltung der festgelegten Anforderungen und Praktiken zu informieren.
Das Gesetz definiert Buchhaltungsregister als „Dokumente, die die Geschäfte der juristischen Person, ihre Vermögenswerte und ihr Vermögen klar und präzise angeben und es ermöglichen, die finanzielle Situation genau zu bestimmen und Finanzberichte zu erstellen“. Die unterstützenden Dokumente werden als „alle Verträge, Rechnungen, Quittungen und/oder anderen Dokumente, die erforderlich sind, um die von der Einheit durchgeführten Transaktionen zu unterstützen“ definiert. Dies ist wichtig zu erwähnen, um zu verstehen, was zu tun ist.
Pflicht zur Führung von Buchhaltungsregisternen
Wenn Ihre juristische Einheit keine Transaktionen durchführt, die in der Republik Panama perfektioniert, vollzogen oder wirksam werden, oder wenn sie sich ausschließlich der Aufbewahrung von Vermögenswerten, sei es innerhalb oder außerhalb des panamaischen Gebiets, widmet, ist sie verpflichtet, Unterlagen zu führen und zu speichern.
Wie lange müssen diese Register aufbewahrt werden?
Sie müssen Ihre Buchhaltungsregister und unterstützenden Dokumente für einen Zeitraum von mindestens 5 Jahren aufbewahren.
Wo sollten diese Buchhaltungsdokumente aufbewahrt werden?
Sie können an einem beliebigen Ort innerhalb oder außerhalb von Panama aufbewahrt werden, je nachdem, was von der Entität festgelegt wird. Es muss jedoch eine Kopie an den Resident Agenten gesendet werden, die vor dem 30. April jeden Jahres aktualisiert werden muss. Sie müssen die Informationen immer auf dem neuesten Stand halten. Juristische Personen sind verpflichtet, den Resident Agenten zu benachrichtigen, falls es Probleme mit den Buchhaltungsdokumenten und Unterlagen gibt.
Wann werden die Unterlagen angefordert?
Es ist wichtig zu erwähnen, dass sie, falls von den zuständigen Behörden zusätzliche Dokumente angefordert werden, verpflichtet sind, diese innerhalb der von den Behörden festgelegten Fristen zu senden, um den Anforderungen gerecht zu werden.
Bis zu welchem Datum muss ich diese Anforderungen erfüllen?
Juristische Personen, die vor dem Inkrafttreten des Gesetzes gegründet wurden (vor dem 11. November 2021), haben bis zum 31. Oktober 2022 Zeit, ihre Buchhaltungsdokumente oder Kopien der Buchhaltungsdokumente in dem Büro ihres Resident Agenten in Panama vorzulegen. Neben einer Kopie der Buchhaltung müssen sie auf Anfrage auch Unterlagen vorlegen, die die Buchhaltungsdokumentation stützen, innerhalb der Frist, die von den zuständigen Behörden festgelegt wurde, um den Anforderungen zu entsprechen.
Die Buchhaltungsdokumentation muss wie folgt bereitgestellt werden:
Eine juristische Person, die sich ausschließlich der Verwaltung von Vermögenswerten wie Aktien, Immobilien, Bankkonten und/oder Investitionskonten widmet, muss Buchhaltungsdokumente vorlegen, die den Wert der Vermögenswerten, die von diesen Vermögenswerten generierten Einnahmen und die mit diesen Vermögenswerten verbundenen Verbindlichkeiten widerspiegeln.
Jede juristische Person, die außerhalb der Republik Panama geschäftliche Aktivitäten ausübt, muss das Journal und das Hauptbuch einreichen.
Bitte denken Sie daran, dass die juristische Person, falls von den zuständigen Behörden angefordert, die Unterlagen und zusätzliche Informationen innerhalb der von den zuständigen Behörden festgelegten Termine zur Verfügung stellen muss.
Was tun, wenn Ihr Unternehmen derzeit ausgesetzt ist?
Wenn eine juristische Person vor Inkrafttreten des Gesetzes 254 aus dem öffentlichen Register ausgesetzt wurde, muss sie wieder inkorporiert werden, indem sie ihren Residentagenten Buchhaltungsunterlagen oder Kopien von Buchhaltungsunterlagen zur Verfügung stellt.
Wechsel des Residentagenten der Unternehmen
Die juristische Person muss dem neuen Residentagenten Buchhaltungsunterlagen und Unterstützungsdokumente oder eine Kopie davon zur Verfügung stellen, bevor die Ernennung im öffentlichen Register eingetragen wird. Für juristische Personen, deren Aufzeichnungen und Unterstützungsdokumente an einem Ort außerhalb des Büros des Residentagenten innerhalb oder außerhalb der Republik Panama aufbewahrt werden, müssen der Name, die Kontaktinformationen und die physische Adresse angegeben werden, an der sich diese Dokumente befinden.
Auflösung von Unternehmen
In diesem Fall müssen die Unternehmen die Buchhaltungsunterlagen der letzten 5 Jahre vor der Eintragung der Auflösung vorlegen. In diesem Fall wird das öffentliche Register von Panama nur die entsprechende öffentliche Auflösungsurkunde eintragen, wenn diese eine ausdrückliche Erklärung des Residentagenten enthält, der die Buchhaltungsunterlagen und Unterstützungsdokumente führt oder eine Kopie des Kontos und der Unterstützungsdokumente.
Es ist sehr wichtig zu beachten, dass die Nichterfüllung dieses Gesetzes Sanktionen für die juristische Person nach sich zieht, die von USD 5.000,00 bis USD 1.000.000,00 reichen und je nach Schwere des Verstoßes, der Wiederholung und der Größe des Schadens variieren.
Zusätzlich zu dieser Geldstrafe ist das öffentliche Register angewiesen, die Corporate Rights der juristischen Person auszusetzen, die nicht erfüllt, ohne dass dies die Erfüllung der Verpflichtungen gemäß dem Gesetz, seinen Vorschriften und Bestimmungen beeinträchtigt. Die Generaldirektion für Einkommen (DGI) ist berechtigt, das öffentliche Register anzuweisen, die erzwungene Verwaltungsliquidation der juristischen Person anzuordnen.
Ebenso beschreibt dieses Gesetz Sanktionen für Residentagenten, die dies nicht erfüllen.
Darüber hinaus müssen Residentagenten ihre Position gegenüber juristischen Personen aufgeben, die dieser Verpflichtung nicht nachkommen.
Unser Team steht Ihnen zur Verfügung, um Ihnen bei der Erfüllung der Verpflichtungen zu helfen, die sich aus diesem Gesetz ergeben. Kontaktieren Sie uns unter cpa@panamags.com, und wir helfen Ihnen gerne.
